Les notes de frais, gestion optimisée avec un logiciel

Lorsqu’une entreprise se trouve en pleine croissance, la gestion administrative devient plus difficile et surtout plus lourde. Et on entend par croissance l’augmentation significative de l’effectif des travailleurs, le développement économique de l’entreprise.

Dans ce sens, les activités produisent d’importants frais professionnels qu’il faudrait administrer efficacement. Dans ce cas, il est nécessaire de surmonter, de manière positive, la situation pour que ça ne devienne pas un handicap pour l’entreprise, d’où le choix d’utiliser un logiciel pour notamment gérer les notes de frais. Aussi, comment peut-on définir un outil pour gérer les déclarations des dépenses professionnelles ? Quels avantages apporte-t-il à l’entreprise et comment faire un le bon choix de logiciel ? Les réponses à ces questions dans les lignes qui suivent.

Qu’est-ce qu’un logiciel gestion des notes de frais ?

Un logiciel de gestion est un logiciel de gestion pour note de frais permettant de faciliter et même d’automatiser certaines tâches administratives, telles les notes de frais.

La gestion des notes de frais figure dans la gestion administrative qui demande beaucoup d’attention et elle commence à perdre en valeur ajoutée dès lors que la procédure de traitement commence à consommer énormément de temps.

Pour le travailleur, ce genre d’outil le dispense de faire un long rapport détaillé sur papier de toutes ses dépenses professionnelles. Pour le manager, il n’est plus nécessaire de passer un temps considérable pour vérifier et valider toutes les pièces de notes de frais sur le papier et sans risquer de le perdre entre deux réunions au bureau. Quant au comptable ou au responsable administratif, il n’est plus indispensable d’intégrer manuellement les pièces en comptabilité. Qui plus est, l’outil procède automatiquement au calcul de la TVA récupérable. Il reste simplement à rembourser le travailleur, car même les pièces sont déjà numérisées.

La gestion manuelle des tâches administratives et financières arrive à ses limites lorsque l’entreprise s’agrandit. La lourdeur administrative peut entraîner des erreurs non négligeables pour l’entreprise. Et de ce fait réside la nécessité de s’adapter au développement et de s’armer d’outils adéquats pour simplifier et sécuriser les tâches. Et pour optimiser la gestion financière et la trésorerie de l’entreprise, il est essentiel de travailler avec un logiciel.

Quels sont les intérêts en utilisant un logiciel gestion des notes de frais ?

La gestion des notes de frais avec un moyen informatisé offre beaucoup d’avantages à l’entreprise. Il permet, entre autres, au collaborateur de se consacrer davantage à son cœur de métier. En effet, la gestion des notes de frais est considérée par les employés comme étant une tâche fastidieuse et chronophage. Cependant, sa mauvaise gestion peut entrainer des coûts exorbitants pour l’entreprise et peut mener à sa perte.

Mais avec une gestion informatisée des notes de frais, le travailleur gagne 80% de temps sur la saisie manuelle des données des frais. Il n’a juste qu’à prendre en photo les pièces et l’intégrer dans l’outil et le reste est ensuite normalisé. Quant au dirigeant, la validation et le suivi des dépenses liées aux frais professionnels s’automatisent.

En effet, selon une étude le traitement manuel d’une note de frais demande en moyenne une vingtaine de minutes au responsable d’où la nécessité d’un logiciel de gestion des notes de frais. Temps auquel il devrait attribuer à une autre tâche plus conséquente. De fil en aiguille, la gestion informatique des notes de frais permet ainsi d’insérer les notes de dépenses depuis n’importe quel ordinateur, n’importe où et à n’importe quel moment.

Le logiciel permet également de faire une économie en ressources humaines. Avec le traitement informatisé, nul besoin de mettre beaucoup de monde sur le poste et d’affecter certains collaborateurs dans d’autres tâches à forte valeur ajoutée aussi bien pour sa motivation que pour l’entreprise elle-même.

Ensuite, il offre la possibilité de faire des contrôles efficaces. Les erreurs de saisie, d’oublis, de pertes sont effectivement réduites avec ce genre d’outils. Il permet ainsi de fiabiliser les données. Par ailleurs, il permet de fluidifier les procédures entre les collaborateurs. Pour le service comptable, le logiciel permet de décliner automatiquement dans la comptabilité les écritures liées aux notes de frais. Du côté de la trésorerie, les informations sur les notes de frais sont intégrées et disponibles en temps réels par les responsables et le dirigeant. Il est ainsi possible de faire un suivi des frais engagés et de gérer de manière optimale les dépenses professionnelles des travailleurs.

Comment choisir un outil pour gérer les notes de frais ?

Avant d’opter pour un logiciel de gestion des notes de frais, il faut, avant tout, identifier les fonctionnalités qui vous seront utiles et lister les tâches inséparables aux notes de frais. En effet, le traitement de ces dossiers demande beaucoup de temps. De ce fait, votre premier critère de choix doit être le gain de temps que l’outil pourrait vous apporter.

Par la suite, il faut obtenir un logiciel qui assure une meilleure transparence des différents processus de traitement des notes de frais (transmission, validation des données, basculement comptable). Il faut qu’il offre également une vision à la fois détaillée et synthétique de toutes les informations, notamment des budgets attribués aux frais professionnels dans la mesure où c’est un outil de « liaison » entre divers services de l’entreprise.

A part ceux mentionnés ci-dessus, voici une liste de fonctionnalités de logiciel destiné à la gestion des notes de frais qui pourrait vous orienter dans votre identification de besoins, en plus des fonctionnalités de dépôt et de validation des notes de frais :

• Reconnaissance automatique des caractères sur une photographie de facture.
• Archivage et partage dématérialisé des données.
• Basculement vers la comptabilité.
• Tableaux de bord de suivi, de validation, de contrôle.

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Par la suite, il vous faut sélectionner l’application qui répondra le plus à vos besoins. Puis tester les outils sélectionnés, car seul à travers des tests que vous pourriez être réellement confronté dans votre choix. Et si nécessaire, il faudrait faire une expression des besoins pour amélioration.

Désormais, vous êtes prêt pour une solution électronique et informatique pour la gestion des notes de frais de vos collaborateurs, le tout dans le respect de l’environnement en minimisant l’utilisation et l’impression de papier.